Les obligations de reporting environnemental se sont multipliées pour les foncières immobilières notamment suite à la loi Grenelle et son fameux article 225. Communiquer sur la performance environnementale de son patrimoine implique en amont d’obtenir une information complète sur ses bâtiments dont font partie les consommations énergétiques des parties locatives. Qui s’est frotté à la récupération des factures de fluides des locataires, s’y est piqué. Méfiance des locataires vis-à-vis du propriétaire, manque de temps, désintérêt pour les sujets énergétiques, interlocuteur non identifié… Les embûches sont nombreuses et la tâche d’autant plus fastidieuse qu’elle doit être répétée tous les ans. Et si une simple lettre de mandat permettait de simplifier cette procédure ?


A ce jour, pour récupérer ces informations, ils existent deux solutions :

    • contacter les locataires régulièrement (chaque mois, semestre ou année) pour leur demander leurs consommations sur la période passée ;
    • contacter les locataires une seule fois pour leur demander de signer une lettre de mandat unique, puis utiliser cette autorisation directement auprès des fournisseurs ou distributeurs d’énergie.

La lettre de mandat est une autorisation de communication de données, signée par le locataire, qui permet à un tiers (ici la foncière ou son prestataire) de récupérer les données de consommation disponibles pour des références (adresses ou points de livraison).
Certains distributeurs d’énergie (GrDF ou Enedis, ex-ErDF) ou fournisseurs d’énergie (EDF, Engie, Direct Énergie…) proposent même des modèles de lettre de mandat sur leurs sites internet. (1)

Des avantages de la lettre de mandat pour le reporting environnemental

La lettre de mandat permet donc, une fois pour toutes, à la foncière de demander les consommations des locataires en limitant leur dérangement mais également de :

    • centraliser les demandes : une seule et unique personne ou département peut alors facilement être en charge d’obtenir toutes les données de tous les locataires.
    • ne pas se limiter aux données du locataires : un locataire a rarement toutes les données énergétiques (consommations, puissances souscrites, dépassements, courbes de charge…) ; celles-ci pouvant être erronées, en particulier en cas de traitement manuel en interne.
    • réunir plusieurs demandes en un unique document : un mandat a une durée de validité limitée, mais qui est choisie explicitement dans la lettre. Il est donc possible de signer un mandat pour toutes les énergies (électricité, gaz naturel, réseau de froid…) ou plus généralement toutes les consommations (énergies, eau, déchets…) pertinentes pour le reporting RSE qui sera valable sur plusieurs années, jusqu’à la fin du bail en cours typiquement.

 


A lire également : Annexe 4 de cette note


Un outil pratique mais pas une solution magique

Si elle simplifie la procédure de collecte, la lettre de mandat ne fait pas office de solution miracle car :

    • la donnée doit tout de même être obtenue : ce n’est pas parce qu’un mandat a été signé que les données sont acquises. Il faut ensuite contacter le fournisseur pour récupérer les données.
    • le locataire peut refuser de signer le mandat : à l’exception des « baux verts » (bail avec annexe environnementale), le locataire n’est pas obligé de signer la lettre de mandat (ni même de communiquer ses données énergétiques). La bonne relation locataire-foncière est alors indispensable.
    • le mandat peut ne plus être valide prématurément : en cas de renouvellement de bail, de changement de locataire ou de modification du modèle accepté par les acteurs de l’énergie, une lettre de mandat peut devenir caduque. Cela oblige alors la foncière à se retourner de nouveau vers le locataire pour lui demander d’en signer un nouveau.

Une fois la lettre de mandat signée et les factures collectées, reste à exploiter les données ! Pour en savoir plus, regardez comment la Ville du Chesnay a trouvé de l’or dans ses factures énergétiques !


Pour aller plus loin :


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Christophe Corbel

Publié par Christophe Corbel

Chef de Projets Sénior chez Deepki.