La saisie manuelle de données est encore très prégnante. Dans le secteur de l’immobilier, la collecte et la consolidation manuelles d’informations dispersées et hétérogènes se pratiquent encore aujourd’hui ! Zoom sur les enjeux du traitement automatisé de la facturation énergétique.


Délai

Un système de saisie manuelle des données énergétiques revient à accepter un délai de 35 à 45 jours entre le relevé réalisé et le début de l’analyse (10 fois plus long qu’avec un système automatisé).

    • Seulement 70 % des données réelles du mois ne sont remontées au cours du mois.
    • Les impacts financiers sont réels : anomalies potentielles non détectées à temps, absence de pilotage proactif, pénalités en cas de retard de paiement des fournisseurs…

Coût

Le traitement manuel de la donnée énergétique intègre l’impression, le scan, le tri, la validation des factures etc… Ce qui coûte près de 10 fois plus cher qu’avec une intégration automatisée. Cette tendance peut atteindre des sommets en cas de multi-sites.

Productivité

Lors d’un traitement manuel de la donnée énergétique, les experts en charge de la collecte, de l’agrégation et de la vérification ne sont pas employés à leur juste valeur. Le temps passé aux recherches et au pointage n’est pas rattrapé. Dans une intégration automatisée, ils se consacrent pleinement à des analyses approfondies et utiles, leur apportant une plus grande satisfaction au travail.


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Précision

On estime à 3 % la marge d’erreur due à aux manipulations humaines, qui biaise l’évaluation des consommations, des dépenses et des prévisions d’achats. Ceci est démultiplié dans le cas de flux ou de comptes importants. De plus, retracer l’origine d’une erreur, dans un système peu transparent, s’avère fastidieux. Enfin, le système automatisé est compatible avec une grande volumétrie de données : c’est sa vocation intrinsèque !

Exhaustivité

Faute de temps disponible lors d’un traitement manuel, il est impossible de se pencher sur tous les items. Une partie des données est alors écartée. Dans le cas d’un système automatisé, toutes les factures peuvent être passées en revue de manière détaillée. Ainsi, dérives et anomalies peuvent être détectées facilement et systématiquement.

Émissions de CO2

Si on s’affranchit des tâches de production, d’impression et d’envoi de papier, liées aux factures, on contribue mécaniquement à une réduction de la pollution atmosphérique.

Archivage

La conservation physique des documents, notamment des factures énergétiques, est obsolète. En plus du coût de stockage, elle complexifie l’accès du personnel à l’information, à l’inverse d’une solution dématérialisée disponible en Saas.

Face à de telles difficultés, comment votre organisation va-t-elle arbitrer entre son traitement manuel peu optimisé et le défi d’une gestion automatisée de son énergie ? La réponse est dans la question…


Pour aller plus loin :


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Clémence Michel

Publié par Clémence Michel

Digital Marketer chez Deepki.