Vous avez besoin d’un logiciel de gestion des fluides pour optimiser vos consommations d’énergie et vous vous interrogez sur la procédure à adopter dans votre collectivité. Comment choisir votre prestataire ? Quelles sont les étapes à prévoir pour mener à bien votre consultation et les conditions à respecter pour satisfaire aux règles du secteur public ? Quels sont les avantages et inconvénients de chaque mode de contractualisation ? Découvrez les 3 options qui s’offrent à vous en matière d’achat public pour acquérir un logiciel de gestion des fluides.

1. La contractualisation de gré à gré

Spécificités et conditions d’accès

Permettant une négociation en direct avec un prestataire, la consultation de gré à gré n’est autorisée que pour des montants d’acquisition inférieurs à 25 000 euros HT. Pour répondre à vos obligations légales, vous devez choisir une offre pertinente et consulter différents fournisseurs lorsque plusieurs offres répondent à vos besoins. Dans une relation commerciale de gré à gré, la publicité de la consultation n’est pas obligatoire.

Les étapes d’une consultation de gré à gré

    1.  Identification et expression des besoins
    2. Benchmark et mise en concurrence de 3 prestataires
    3. Rencontre avec les éditeurs de logiciel de gestion de fluides répondant aux besoins exprimés
    4. Sélection d’un prestataire et demande de devis
    5. Négociation interne pour validation du budget par la direction
    6. Contractualisation avec le fournisseur de solution

Avantages et inconvénients du gré à gré

Avantages et inconvénients d'un logiciel de gestion des fluides

2. L’appel d’offres

Spécificités et conditions d’accès

Réglementé par le droit des marchés publics, l’appel d’offres est une procédure administrative obligatoire à partir d’un seuil d’achat de 25 000 euros HT. Vous devez formuler votre besoin de produit ou de service dans un cahier des charges auquel répondent les fournisseurs par une proposition commerciale chiffrée.

Les différentes étapes d’un appel d’offres

1. Identification et formulation des besoins
2. Présentation de la collectivité et description du contexte de la demande
3. Rédaction du cahier des charges comprenant la description des besoins et problèmes à solutionner, l’énoncé des objectifs du marché et des livrables attendus, le détail des fonctionnalités nécessaires…
4. Précisions sur le déroulement de la procédure : critères de sélection, contacts internes, format de réponse exigé, conditions générales d’achat et clauses complémentaires
5. Définition des dates clés de l’appel d’offres pour chacune des parties prenantes (chef de projet du service énergie, service marchés publics etc.) : remise de la proposition chiffrée, prise de décision de la commission, passation de la commande, livraison de la solution logicielle…

Avantages et inconvénients

l'appel d'offre

3. L’Union des Groupements d’Achats Publics (UGAP)

Spécificités et conditions d’accès

Placée sous l’autorité des ministères de l’Économie, de l’Industrie et des Finances et de l’Éducation nationale, l’UGAP est à ce jour la seule centrale d’achat public généraliste en France. Suite à un accord-cadre lancé en février 2012, l’UGAP sous-traite le marché des logiciels multi-éditeurs au Groupe SCC France. Cette collaboration permet à 800 éditeurs de logiciels d’intégrer leur catalogue à l’offre de la centrale publique d’achat afin de répondre à l’ensemble des besoins de la sphère publique. L’UGAP peut être consulté pour les prestations d’un montant supérieur à 25 000 euros HT.

Les différentes étapes d’une procédure UGAP

1. La collectivité contacte l’UGAP pour formuler sa demande de devis
2. L’UGAP transmet l’expression de besoins à SCC qui fait parvenir la demande de devis au prestataire retenu
3. Le prestataire de logiciel de gestion de fluides remet son devis à SCC qui le négocie pour la collectivité
4. Après négociation, le devis définitif est adressé à l’UGAP qui le renvoie à la collectivité pour contractualisation

Avantages et inconvénients

UGAP

*Assistance à la Maîtrise d’Ouvrage
L’AMO est une prestation de courte durée mais coûteuse : un bureau d’études accompagne la collectivité dans la rédaction de son appel d’offres.

Vous avez désormais toutes les cartes en main pour conduire votre consultation publique ! Pour vous aider à formaliser vos besoins en matière d’optimisation énergétique, nous vous invitons à participer à notre webinaire destiné aux collectivités. Vous y découvrirez comment tirer profit des fonctionnalités d’un logiciel de gestion pour réaliser d’importantes économies.

Diana Serret

Publié par Diana Serret